Contesto aziendale

Taopatch®, leader nel settore della nanotecnologia medica, nel panorama sempre più competitivo degli eventi online, dove emergere e assicurare un’elevata partecipazione ai webinar rappresenta una sfida sempre più concreta, cercava una soluzione per ottimizzare il processo di iscrizione ai suoi eventi webinar di operatori professionali del settore sanitario e aumentare il tasso di partecipazione degli iscritti.

Taopatch® desiderava innanzitutto individuare un format vincente per comunicare l’efficacia e l’impatto positivo dei nanodispositivi per i pazienti, sfruttando le automazioni (anche su WhatsApp) per massimizzare la partecipazione dei professionisti iscritti e semplificare la gestione del Webinar Funnel per il team interno, connettendo le diverse infrastrutture tecnologiche in modo fluido, automatico ed efficiente.La soluzione ricercata doveva suscitare un alto livello di interesse, convertendo gli interessati in iscritti (profilandoli già in fase di iscrizione all’evento) e massimizzando il tasso di partecipazione, offrendo un’Esperienza Utente coinvolgente e scorrevole, grazie all’automazione efficace di ogni singolo step del Webinar Funnel (dalla raccolta di dati di iscrizione e profilazione al follow-up).

Sfide affrontate

• Scarso tasso di partecipazione, l’azienda non era soddisfatta del numero di iscrizioni ottenute e di conversioni da iscritti a partecipanti effettivi all’evento online.
  
• Gestione laboriosa e manuale dell’invio del link univoco di partecipazione agli iscritti e dei reminder su piattaforme non integrate, con un notevole impiego di tempo ed effort da parte del team per trasmettere i dati da una piattaforma all’altra e coordinare le azioni sulle diverse infrastrutture tecnologiche.
  
• Concept webinar non brandizzato, l’evento online non garantiva gli obiettivi prefissati di adesione e i costi per contatto non erano convenienti.

Soluzione implementata

Per ottimizzare il Webinar Funnel di Taopatch®, il Team di Conversational Design:

• ha progettato un funnel di iscrizione completo e automatizzato, che integra Intelligenza Artificiale e WhatsApp Automation offrendo all’utente un’esperienza coinvolgente, personalizzata e multicanale (dalla landing page di iscrizione al follow-up dopo il webinar), ottimizzando il tasso di partecipazione degli iscritti all’evento online, sia in diretta che mediante replay, e di conversione post-evento;
  
• ha eseguito un rebranding completo dell’evento, rendendolo accattivante per finalità di marketing e promuovendo l’iscrizione al webinar attraverso la progettazione di una landing page conversazionale e di un funnel di marketing dedicato.
  
• e identificato un concept efficace dal naming chiaro e accattivante: Mettili in Bolla.

L’ottimizzazione del webinar funnel grazie all’automazione e alla strategia di rebranding ha permesso a Mettili in Bolla di attestarsi come evento nazionale online di riferimento sulla postura, giungendo ad oggi alla sua XX edizione!

Con tassi di partecipazione che si attestano al 60% attraverso l’invio del link univoco in maniera istantanea e multicanale, essendo il chatbot AI in grado di formattare i numeri di telefono per l’invio di notifiche in tempo reale, sequenze di nurturing dedicate e reminder automatici su WhatsApp e via email.

Architettura del Webinar Funnel

• Landing Page conversazione
• Chatbot AI per la raccolta di iscrizioni
• Piattaforma per la realizzazione di webinar
• WhatsApp Automation
• Integrazione e sincronizzazione istantanea su CRM
• Autoresponder completo delle automazioni

Video demo

In questa demo è possibile osservare il processo di iscrizione al webinar Mettili in Bolla: da campagne di Meta advertising (oppure dai broadcast inviati via email al database di proprietà del cliente) l’utente arriva sulla landing page conversazionale dotata di chatbot AI, progettato per raccogliere i dati dell’utente e profilarlo.

Per assicurarsi di rivolgersi ad un operatore professionale, dopo aver richiesto email e numero di telefono ai quali inviare il link per la partecipazione al webinar, il bot indaga se il lead è un professionista e chiede quale professione svolge nello specifico.

Successivamente, pone alcune domande di profilazione (inerenti a come ha conosciuto il mondo Taopatch®, al numero di collaboratori del suo studio e alla classe di fatturato, più tre ulteriori richieste aggiuntive – per le quali viene chiesta conferma prima di procedere, per non sovraccaricare di domande il lead, rischiando di risultare invadente – e la conferma per l’invio di materiale informativo sulla nanotecnologia Taopatch®.

Contestualmente, al termine della raccolta dei dati il lead è ufficialmente iscritto a Mettili in Bolla: riceve immediatamente il suo link di partecipazione, sia direttamente dalla piattaforma webinar, che via email e su WhatsApp.

I dati di contatto e profilazione vengono sincronizzati in tempo reale sul CRM aziendale, dove il team di vendita ha sempre la possibilità di consultarli e avvantaggiarsene in sede di trattativa: i commerciali possono ricontattare i lead per priorità, conoscendo preventivamente le loro esigenze e potendo proporre i prodotti / servizi più adeguati alle loro necessità, aumentando così l’efficacia della fase di vendita.

Vantaggi ottenuti

L’integrazione di un chatbot di lead generation, denominato “Lead profiler AI” e l’automazione multicanale delle diverse fasi ha permesso al webinar funnel di Mettili in Bolla di dimezzare il costo di acquisizione per lead e di massimizzare il tasso di partecipazione degli iscritti (che, giunti alla XX edizione del webinar, continua ad attestarsi intorno al 60%), assicurando:

• efficienza operativa, grazie all’introduzione di automazioni complete in sostituzione alla gestione manuale di ogni fase del funnel (dall’iscrizione al follow-up) e all’integrazione multicanale di tutte le piattaforme che compongono l’infrastruttura tecnologica, riducendo il carico operativo dei collaboratori;
  
• esperienza utente ottimizzata: il processo di iscrizione all’evento diventa agevole, con comunicazioni istantanee personalizzate direttamente sull’app WhatsApp, oltre che attraverso il tradizionale canale email;
  
• incremento del tasso di partecipazione, grazie all’utilizzo di WhatsApp, il canale di comunicazione più utilizzato e apprezzato dagli utenti (ormai anche nel B2B), e all’integrazione di un sistema di reminder automatici che aumentano le probabilità di partecipazione dell’iscritto al webinar;
  
• profilazione dei lead fin dal primo contatto: la possibilità di ottenere informazioni di profilazione avanzata mette il Sales Team di Taopatch® nelle condizioni di conoscere le esigenze e le peculiarità di ogni prospect ancor prima di contattarli, potendo proseguire anche dopo il webinar con trattative commerciali personalizzate. Inoltre, raccogliere tali informazioni consente di orientare la comunicazione (durante e dopo il webinar) in base ai profili specifici degli iscritti che emergono in fase di iscrizione.

Conclusione

L’implementazione del Webinar Funnel automatizzato con chatbot di lead generation e WhatsApp Automation ha trasformato la gestione di Mettili in Bolla, l’evento online di Taopatch® dedicato alla nanotecnologia medica applicata alla postura, incrementando l’efficienza operativa interna e migliorando significativamente l’esperienza utente.

Questa soluzione ha dimostrato come una strategia di automazione ben progettata (unita a un rebranding efficace) può ottimizzare i tassi di iscrizione e di partecipazione, ridurre i costi di acquisizione per lead e fornire al team di vendita un flusso costante di contatti e di informazioni dettagliate sulle esigenze dei prospect, sempre accessibili dal CRM.

Questo solleva i collaboratori dalla profilazione manuale dei contatti, risparmiando tempo e consentendo loro di condurre trattative di vendita mirate, aumentando le probabilità di successo e di conversione.Il successo di Mettili in Bolla, giunto alla sua XX edizione, rappresenta un esempio concreto di come l’innovazione tecnologica possa rendere il processo di gestione degli eventi fluido, coinvolgente e scalabile. Il Webinar Funnel è infatti implementabile per eventi di qualsiasi genere (sia B2B che B2C); infatti, è lo stesso sistema adottato per gli altri eventi di Taopatch®, a testimonianze della sua versatilità e adattabilità. Ma anche da aziende di tutt’altro settore e target di riferimento.

Vuoi scoprire come implementare un Webinar Funnel con chatbot di lead generation con AI e automazioni WhatsApp integrate per i tuoi webinar?

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